Remboursement

Les membres délégués qui participent à l’assemblée annuelle peuvent soumettre une demande de remboursement pour les dépenses admissibles, conformément à la politique et la procédure FIN-02 Remboursement des dépenses engagées par les membres de l’AEFO pour les activités de l’AEFO. Ce document est disponible sur le Portail des membres de l’AEFO. Vous aurez besoin de votre numéro de membre et de votre mot de passe pour y accéder.

Demande de remboursement

Note : un document Excel se téléchargera automatiquement.

Informations importantes

Transport

Pour les personnes ayant une grande distance à parcourir, compte tenu de la durée de l’assemblée annuelle et des possibilités d’intempéries, l’AEFO vous encourage fortement à voyager en avion.

Pour les réservations d’avion et de train, les membres doivent obligatoirement passer par l’agence Voyageurs d’affaires/Corporate Traveller et les frais seront imputés directement au compte de l’AEFO.

En cas d’annulation de votre réservation d’avion ou de train, vous serez responsable d’assumer les frais liés à cette annulation à moins que ce soit pour une urgence personnelle, où le membre devra fournir toute explication en rapport avec sa demande, ou que votre employeur ne peut vous accorder la libération demandée.

Toutes les réservations de chambres sont faites par l’AEFO. On vous invite à consulter le site Web de l’hôtel Delta Hotels by Marriott Toronto Airport & Conference Centre afin de connaître tous ses atouts. Vous ne pouvez pas communiquer directement avec l’hôtel pour faire votre réservation de chambre. 

Noter que toute dépense extraordinaire (ex. surclassement, appels locaux, location de films, repas autres que ceux organisés), demeure la responsabilité des personnes concernées.

AVIS IMPORTANT

  • Afin de ne pas payer de pénalité, l’AEFO devra se départir des chambres non réservées. Les personnes qui s’inscriront après le 30 janvier 2026 risquent de ne pas avoir de chambre. Les coûts liés aux réservations de chambres pour les membres délégués sont placés sur la facture maîtresse de l’hôtel soit 199 $ + taxes (occupation simple ou double). 
  • À noter que le Delta exige la présentation d’une carte de crédit lors de votre inscription à l’hôtel pour couvrir vos dépenses personnelles.
  • Vous êtes responsable de nous aviser, au plus tard le 17 février 2026, à assemblee@aefo.on.ca de toute modification ou annulation. Vous devrez acquitter les frais engagés pour une absence non annoncée, une annulation tardive ou un départ hâtif non annoncé.

Frais de repas

Tous les membres délégués ont accès aux repas organisés lors de l’assemblée annuelle (déjeuners samedi et dimanche et dîner samedi). Ces repas ne seront pas remboursés.

Les demandes de remboursement doivent être accompagnées des reçus détaillés. Vous ne pouvez pas pas réclamer un repas pour lequel vous n’avez pas de reçu. Le maximum remboursable par jour est de 97 $, incluant les taxes et le pourboire, soit :

  • 22 $ pour le déjeuner;

  • 25 $ pour le dîner;

  • 50 $ pour le souper.

 

Il est permis de combiner les montants alloués pour les repas d’une même journée, à condition de présenter un reçu pour chacun des repas consommés.

NOUVEAU : Il est possible d’acheter vos repas à l’épicerie. Les reçus sont obligatoires.

Exemple 1

Déjeuner : 12 $
Dîner : 15 $
Souper : 55 $

Total : 82 $
Remboursé : 82 $

Exemple 2

Déjeuner : 9 $
Dîner : Payé par l’AEFO
Souper : 35 $

Total : 44 $
Remboursé : 44 $

Exemple 3

Déjeuner : 25 $
Dîner : Inclus dans l’activité
Souper : 35 $

Total : 60 $
Remboursé : 60 $

Exemple 4

Déjeuner : Pas de reçu
Dîner : 25 $
Souper : 50 $

Total : 75 $
Remboursé : 75 $

IMPORTANT

Vous devez fournir le reçu détaillé (où figurent le repas, les breuvages, le pourboire, les taxes, les frais de livraison et le montant total que vous avez payé) pour chacun des repas pour lequel vous soumettez la demande de remboursement. Les relevés de transaction, de carte de débit ou de carte de crédit ne sont pas acceptés.

Les frais de garde peuvent être remboursés lorsqu’ils sont engagés pour faire garder les personnes à charge d’un membre délégué durant son absence pour l’assemblée annuelle.

Pour être admissible, vous devez compléter le formulaire à cet effet et obtenir une autorisation préalable. Les membres doivent fournir, sur demande, toute explication nécessaire en rapport avec leur demande.

La directrice des services administratifs et financiers se réserve le droit d’approuver ou de refuser votre demande. Un courriel vous sera envoyé pour vous aviser si votre demande est autorisée ou refusée.

Vous devez fournir les reçus détaillés pour toutes les dépenses autorisées. Les relevés de transaction, de carte de débit ou de carte de crédit ne sont pas acceptés.

La demande de remboursement doit obligatoirement être complétée de façon électronique afin de garantir une bonne lisibilité et un traitement efficace. Elle doit être signée avant d’être numérisée et envoyée par courriel à assemblee@aefo.on.ca.

Les reçus doivent être numérisés et regroupés sur une seule page ou dans un même document, de façon à faciliter la vérification. Il est important de s’assurer que chaque document numérisé est clairement lisible, afin d’éviter tout retard dans le traitement de la demande. Les reçus originaux doivent être conservés jusqu’au remboursement, car ils pourraient être demandés à titre de preuve.

Un chèque annulé doit obligatoirement être annexé à la demande, ce qui permettra le dépôt direct du remboursement.

Le membre doit fournir, sur demande, toute explication nécessaire en rapport avec sa demande de remboursement.

Échéancier

Toute demande de remboursement doit être soumise dans les 60 jours suivant l’assemblée annuelle.