Remboursement

Les membres délégués qui participent à l’assemblée annuelle peuvent soumettre une demande de remboursement pour les dépenses admissibles, conformément à la politique et la procédure FIN-02 Remboursement des dépenses engagées par les membres de l’AEFO pour les activités de l’AEFO. Ce document est disponible sur le Portail des membres de l’AEFO. Vous aurez besoin de votre numéro de membre et de votre mot de passe pour y accéder.

Demande de remboursement

Note : un document Excel se téléchargera automatiquement.

Informations importantes

Transport
Pour les personnes ayant une grande distance à parcourir, l’AEFO recommande fortement de voyager en avion, compte tenu de la durée de l’assemblée annuelle et des risques d’intempéries.
 
Les réservations d’avion ou de train doivent être effectuées auprès de Voyageurs d’affaires / Corporate Traveller. À la suite de votre inscription, l’AEFO vous fera parvenir la marche à suivre pour effectuer votre réservation. Les frais seront imputés directement au compte de l’AEFO.
 
Si vous voyagez en train, vous devez obligatoirement utiliser le UP Express entre la gare Union et l’aéroport Pearson, où vous prendrez la navette vers l’hôtel. Vous devez vous procurer la passe, et les frais engagés seront remboursés par l’AEFO, sur présentation d’une demande de remboursement dûment remplie et accompagnée des reçus. Consultez la page info et inscriptions pour tous les détails sur la navette.
 
Si vous devez annuler votre réservation d’avion ou de train, les frais d’annulation seront à votre charge, sauf en cas d’urgence personnelle, pour laquelle une explication devra être fournie, ou si votre employeur ne peut vous accorder la libération demandée.

Toutes les réservations de chambres sont faites par l’AEFO. 

Notez que toute dépense extraordinaire (p. ex. : surclassement, appels locaux, location de films, repas autres que ceux organisés), demeure la responsabilité des personnes concernées.

AVIS IMPORTANT

  • Afin de ne pas payer de pénalité, l’AEFO devra se départir des chambres non réservées. Les personnes qui s’inscriront après le 29 janvier 2027 risquent de ne pas avoir de chambre. Les coûts liés aux réservations de chambres pour les membres délégués sont placés sur la facture maîtresse de l’hôtel, soit 199 $ plus taxes (occupation simple ou double). 
  • Veuillez noter que le Delta exige la présentation d’une carte de crédit lors de votre inscription à l’hôtel pour couvrir vos dépenses personnelles.
  • Vous êtes responsable de nous aviser, au plus tard le 16 février 2027, à assemblee@aefo.on.ca de toute modification ou annulation. Vous devrez acquitter les frais engagés pour une absence non annoncée, une annulation tardive ou un départ hâtif non annoncé.

Les déjeuners du samedi et du dimanche ainsi que le dîner du samedi sont offerts à tous les membres délégués. Comme ces repas sont fournis par l’AEFO, aucune dépense ne pourra être réclamée pour ceux-ci.

Pour les autres repas admissibles, les demandes de remboursement doivent être accompagnées des reçus détaillés. Un reçu est requis pour chaque repas réclamé. Le montant maximal remboursable par jour est de 110 $, taxes et pourboire compris, réparti comme suit :

  • 25 $ pour le déjeuner;
  • 35 $ pour le dîner;
  • 50 $ pour le souper.

 

Vous pouvez combiner les montants alloués aux repas d’une même journée, pourvu que le total quotidien ne dépasse pas 110 $ et qu’un reçu soit fourni pour chaque repas réclamé.

Vous pouvez également acheter vos repas à l’épicerie. N’oubliez pas de conserver vos reçus afin de pouvoir en demander le remboursement.

IMPORTANT

Vous devez fournir le reçu détaillé (où figurent le repas, les breuvages, le pourboire, les taxes, les frais de livraison et le montant total que vous avez payé) pour chacun des repas pour lesquels vous soumettez la demande de remboursement. Les relevés de transaction, de carte de débit ou de carte de crédit, ne sont pas acceptés.

Les frais de garde peuvent être remboursés lorsqu’ils sont engagés pour faire garder les personnes à charge d’un membre délégué durant son absence pour l’assemblée annuelle.

Pour être admissible, vous devez remplir le formulaire à cet effet et obtenir une autorisation préalable. Les membres doivent fournir, sur demande, toute explication nécessaire en rapport avec leur demande.

La directrice des services administratifs et financiers se réserve le droit d’approuver ou de refuser votre demande. Un courriel vous sera envoyé pour vous aviser si votre demande est autorisée ou refusée.

Vous devez fournir les reçus détaillés pour toutes les dépenses autorisées. Les relevés de transaction, de carte de débit ou de carte de crédit ne sont pas acceptés.

La demande de remboursement doit obligatoirement être remplie de façon électronique afin de garantir une bonne lisibilité et un traitement efficace. Elle doit être signée avant d’être numérisée et envoyée par courriel à assemblee@aefo.on.ca.

Les reçus doivent être numérisés et regroupés sur une seule page ou dans un même document, de façon à faciliter la vérification. Il est important de s’assurer que chaque document numérisé est clairement lisible, afin d’éviter tout retard dans le traitement de la demande. Les reçus originaux doivent être conservés jusqu’au remboursement, car ils pourraient être demandés à titre de preuve.

Un chèque annulé doit obligatoirement être annexé à la demande, ce qui permettra le dépôt direct du remboursement.

Le membre doit fournir, sur demande, toute explication nécessaire en rapport avec sa demande de remboursement.

Échéancier

Toute demande de remboursement doit être soumise dans les 60 jours suivant l’assemblée annuelle, soit le 22 avril 2027.